לא אחת עסקנו כאן בחשיבות התכנון והמעקב אחר פעילות העסק כחלק מניהול נכון. הפעם נרצה לדון בכלי נהדר שנועד לסייע לכם לתזמן באופן מפורט את פעילויות העסק ולאחר מכן לבצע מעקב אחר ההתקדמות – לוח תכנון שנתי מסוג תרשים גאנט. שנת פעילותו של עסק מורכבת ממגוון רחב של גורמים שנרצה לקחת בחשבון. החל מאילוצים שמכתיב לוח השנה, כדוגמת חגים וחופשים, דרך מועדים שונים המחייבים את העסק, כדוגמת אספקה ללקוחות או פעילויות רוטיניות ועד לתכניות שנועדו לקדם את העסק כדוגמת תכנית שיווקית או כניסה לפרויקטים ותחומי פעילות חדשים.
מהו תרשים גאנט?
תרשים גאנט הוא תרשים המאפשר הצגה ויזואלית של תכנית לאורך ציר זמן. השימוש בתרשימי גאנט נעשה בפרויקטים ותכניות בכל ההיקפים והתחומים ככלי המציג בצורה ברורה ומסודרת מה מתוכנן לעסק או לפרויקט בכל יום, לצד הצגה ברורה ונוחה של מועדי תחילת הפרויקט וסיומו. תרשים גאנט קרוי על שם ממציאו, היועץ האסטרטגי האמריקאי, הנרי גאנט, אשר המציא אותו בראשית המאה העשרים. התרשים, שהיה בתקופתו חדשני ופורץ דרך, מהווה כיום תקן בניהול פרויקטים. כתלות בהיקף ומטרת התרשים, הוא מכיל את לוח הזמנים של הפרויקט בחלוקה למרכיביו על פני ציר הזמן, תוך התייחסות לקשרים בין המרכיבים השונים, כדוגמת מצב בו שלב מסוים בתכנית חייב להיעשות במקביל, בסמוך לסיום או לאחר הסיום של השלב הקודם לו.
מה המשמעות של תרשים גאנט – לוח תכנון שנתי לעסק?
לוח התכנון השנתי מהווה לרוב השלב האחרון בבניית התכנית העסקית לעסק. יצירת התרשים תשמש לתיאור הפעילויות השונות המתוכננות לעסק במהלך השנה ותצביע על הקשרים ביניהן, תוך הגדרת המועד והמשך של כל פעילות. יצירת ציר הזמן הברור והמובנה הזה תאפשר לכם להעריך בצורה מדויקת ככל האפשר את המשך והאופי של כל אחת מהפעילויות או הפרויקטים הצפויים. היא תסייע לכם ליצור תכנון ריאלי אשר ממקסם את הזמן הנתון, מתחשב באילוצים שונים שלכם או של הלקוח ותקל עליכם בזיהוי הקשרים השונים בין הפעילויות, תוך חיסכון בזמן ובמשאבים. בהמשך, הלוח יוכל לשמש כלי למעקב הדוק ונוח אחר התקדמות העסק לאורך השנה, עמידה בתכניות ויעדים מבחינת תכנון הזמן. משנה לשנה תוכלו להשתכלל בתכנון, במעקב ובהתאמות תוך כדי תנועה.
כיצד ניגשים להכנת לוח תכנון שנתי?
לוח התכנון השנתי צריך להציג בפניכם תמונה מלאה וברורה ככל האפשר של פעילות העסק. לשם כך רצוי לבנות את הלוח על בסיס הלוח השנתי הצפוי בסדר הבא:
- חגים ומועדים מיוחדים – שלבו את כלל החגים העבריים והאזרחיים ואלה אשר רלוונטיים עבור לקוחות העסק. הוסיפו מועדים חיצוניים נוספים שעשויים להשפיע, כתלות באופי העסק והמוצר, למשל אם חופשת הקיץ במערכת החינוך עשויה ליצור אפקט מסוים, סוף עונה וכדו', ציינו זאת בלוח.
- פעילויות המהוות עוגנים – כאן המקום להכניס הן פעילויות שהעסק התחייב אליהן מראש והן פעילויות שתרצו שיתרחשו באופן קבוע, כדוגמת ניוזלטר פעם בחודש או כנסים קבועים.
- פרויקטים מתוכננים לעסק – התחילו בתכניות שצפויות לתפוס נתח גדול יותר מהזמן ומקמו אותן בפריסה נוחה בהתאם לצרכים ולאילוצים. זה יכול להיות כנסים או אירועים גדולים, קמפיינים, השקה של מוצר חדש, כניסה לשוק חדש וכיו"ב.
- תכנון פרטני של כל פרויקט – כל אחד מהתכניות או הפרויקטים שמיקמתם על הלוח צריך להיות מפורט ומתוכנן על מרכיביו:
- תאריך תחילת הפרויקט.
- פירוט המשימות מהן מורכב הפרויקט.
- פירוט העובדים או המחלקות שיהיו אחראיים על הפרויקט.
- באיזה מועד מתחילה ומסתיימת כל משימה.
- הקשר והתלות בין המשימות השונות וביצוען.
- תאריך הסיום של הפרויקט.
