לא פעם גם כאשר העסק כבר מבוסס, לא פעם ישנה תחושה שמשהו לא מספיק זורם, תהליכים לוקחים יותר מדי זמן או דורשים משאבים לא הגיוניים ביחס לתועלת שלהם. כאן נכנסת לתמונה התייעלות עסקית. יעילות במקום העבודה היא היכולת לעשות את השימוש הטוב ביותר במשאבים הקיימים. עסק יעיל הוא עסק שמצליח למקסם את התוצאות והתוצרים שלו מבלי להגדיל את המשאבים ובכך לצמצם את העלויות עבור העסק ובהתאם, להגדיל יצרנות ורווחים. התייעלות עסקית תחסוך לכם זמן יקר, הוצאות מיותרות והיא הכרחית להצלחתו של העסק לאורך זמן. כיצד תוכלו לייעל את העסק, הנה כמה עצות שימושיות.
איתור נקודות התורפה – על מה אתם מבזבזים זמן וכסף?
לפני שתתחילו לערוך שינויים בעסק לצורך התייעלות חשוב שתדעו לזהות בצורה נכונה ומדויקת תהליכים לא יעילים שמתרחשים בארגון. לשם כך ערכו מיפוי ואתרו את כלל הפעילויות העסקיות, הנהלים, תהליכי קבלת ההחלטות ודרכי העבודה שאורכים זמן רב וגוזלים מכם, מהעובדים שלכם ומהעסק משאבים של זמן, אנרגיה וכסף. לאחר שתצליחו למפות ולדייק את נקודות התורפה הללו הן יהפכו למוקד הליך ההתייעלות. אל תפחדו לבחון היטב ובעין ביקורתית גם תהליכים שלכאורה "עובדים" וכאלה שפועלים באותו אופן במשך שנים. לא פעם דווקא שם נמצאות נקודות העיוורון הגדולות ביותר שלכם כבעלי העסק וזהו המפתח להצלחתו של השינוי ולהתייעלות עסקית מהותית.
אוטומטיזציה – השתמשו בטכנולוגיה להפוך תהליכים לאוטומטיים
עסקים רבים נמנעים מהפיכת תהליכים לאוטומטיים מתוך רתיעה מהליכי הטמעת מערכות ארוכים וחשש מפני שינויים מהותיים בהליך עבודה קיים. הניסיון מלמד שעל אף הקשיים, לטווח הארוך המעבר למערכות אוטומטיות תורם לעסק בכל המובנים. בתחרות הקיימת כיום בשוק הגלובלי, עסק שנשאר מאחור מבחינה טכנולוגית אינו יכול לצמוח, לחדור לשווקים חדשים ולמשוך קהלים חדשים ולכן לא יצליח לשרוד לאורך זמן. הפיכת תהליכים לאוטומטיים באמצעות שימוש בטכנולוגיה תחסוך לכם ולעובדים שלכם זמן יקר ותאפשר להתפנות למשימות מאתגרות וחשובות יותר שדורשות חשיבה אנושית ביקורתית ומורכבת.
ייעלו והסדירו את הליכי העבודה וקבלת ההחלטות בתוך הארגון
קיומן של בירוקרטיות מסורבלות כחלק מהליך קבלת ההחלטות או היעדרו של הליך מוסדר וקבוע, יוצרים מצבים של צוואר בקבוק ותקיעות בעסק, לא מאפשרים לעסק להתחרות בסביבה דינאמית, ומולידים סיטואציות של מסרים סותרים מול עובדים ולקוחות כמו גם החלטות לא טובות שמתקבלות מתוך לחץ. תופעה נוספת שנוצרת בהיעדר הליכים מובנים היא העברת "תורה שבעל פה" לעובדים חדשים. כך, נוצר מצב של חוסר יכולת ללמוד ולבצע בקרה על תהליכי עבודה של העובדים והטמעת הרגלי עבודה לא יעילים שפוגעים בעסק. לכן, הקפידו להסדיר ולכתוב את הליכי העבודה וכמובן להטמיע אותם היטב בקרב ההנהלה והעובדים.
נהלו מעקב קבוע אחר יעילות העסק והתפוקה
ישנן אינספור דרכים לעקוב אחר התפוקה של העסק ועובדיו. בקרה צריכה להתבצע באופן קבוע ומוסדר על יד ההנהלה בעסק ובעל העסק ובדרך התואמת את אופי העבודה והסביבה שבה פועל העסק. עסקים רבים עושים שימוש בטכנולוגיה לצורך דיווח על פעילות העסק לגווניה. ניתן לעשות שימוש בכלים לדיווח יומיומי או שבועי. כמו כן, ניתן להחליט על קיומן של ישיבות שבועיות קבועות שבמסגרתן מדברים על התקדמות הפרויקטים בהסתכלות על תוצריו של כל אחד מהעובדים. חשוב שיצירת מנגנוני הבקרה תעשה באופן אורגני לעסק ורגיש לעובדים ובכך תוכל לשמש גם כפתח לשיח גלוי בין העובדים והמנהלים על הליכי העבודה בעסק.
